Traslados de oficinas y empresas: cómo organizarlos
Los traslados de oficinas valen más que una mudanza particular, pero siguen otras reglas: el cliente no puede parar, hay mucha gente implicada y cada puesto debe acabar en su sitio. Así se gestionan sin caos.
1. Un único interlocutor por parte del cliente
Pide a la empresa cliente una persona de contacto que decida y responda. Con diez empleados llamando por separado, la información se contradice. Todas las decisiones pasan por esa persona y se anotan en el pedido.
2. Visita técnica en ambas sedes
La visita a una oficina requiere más atención que la de una vivienda.
- Número de puestos, armarios y archivos
- Servidores, impresoras y equipos delicados
- Accesos, montacargas y horarios permitidos por el edificio
- Plano de la nueva sede con la posición de los puestos
- Qué se desecha o va a guardamuebles
3. Etiqueta todo por destino
Cada caja y cada mueble lleva una etiqueta con planta, sala y puesto de destino, según el plano de la nueva sede. La cuadrilla descarga directamente en su sitio y el lunes por la mañana cada uno encuentra su mesa.
4. Planifica fuera de horario y por fases
Muchas empresas quieren trasladarse por la tarde o el fin de semana para no parar. En sedes grandes conviene dividir el traslado en fases, departamento por departamento, cada una con su fecha, cuadrilla y vehículos. Si hay varias direcciones, como un guardamuebles, planifica la ruta con todas las paradas.
5. Comunica y documenta
Durante un traslado de oficina las preguntas llegan por todas partes. Mantén la comunicación ligada al pedido y comparte el avance con el interlocutor, en lugar de dispersarla en llamadas y mensajes.
En MovesFlow planificas visitas con fotos y notas, añades varios puntos de descarga a la ruta, asignas cuadrillas y vehículos para cada día, hablas con la cuadrilla en el chat del pedido y el cliente sigue el pedido, firma la oferta y paga desde su área de cliente.