Mudanças de escritórios e empresas: como organizá-las
As mudanças de escritórios valem mais do que uma mudança particular, mas seguem outras regras: o cliente não pode parar, há muitas pessoas envolvidas e cada secretária tem de chegar ao sítio certo. Veja como as gerir sem caos.
1. Um único contacto do lado do cliente
Peça à empresa cliente uma pessoa de contacto que decida e responda. Com dez colaboradores a ligar em separado, a informação contradiz-se. Todas as decisões passam por essa pessoa e ficam registadas na encomenda.
2. Visita técnica às duas instalações
A visita a um escritório exige mais atenção do que a de uma casa.
- Número de postos, armários e arquivos
- Servidores, impressoras e equipamento sensível
- Acessos, monta-cargas e horários permitidos pelo edifício
- Planta das novas instalações com a posição dos postos
- O que vai para abate ou armazenamento
3. Etiquete tudo por destino
Cada caixa e cada móvel recebe uma etiqueta com piso, sala e posto de destino, segundo a planta nova. A equipa descarrega logo no sítio certo e na segunda de manhã cada um encontra a sua secretária.
4. Planeie fora de horas e por fases
Muitas empresas querem mudar à noite ou ao fim de semana para não parar o trabalho. Em instalações grandes, divida a mudança em fases, departamento a departamento, cada uma com a sua data, equipa e veículos. Se houver várias moradas, como um armazém, planeie o percurso com todas as paragens.
5. Comunique e documente
Numa mudança de escritório as perguntas chegam de todos os lados. Mantenha a comunicação ligada à encomenda e partilhe o progresso com o contacto, em vez de a dispersar por chamadas e mensagens.
No MovesFlow planeia visitas com fotos e notas, adiciona vários pontos de descarga ao percurso, atribui equipas e veículos para cada dia, fala com a equipa no chat da encomenda e o cliente acompanha a encomenda, assina a proposta e paga na sua área de cliente.