Traslochi di uffici e aziende: come organizzarli
I traslochi di uffici valgono più di un trasloco privato, ma hanno regole diverse: il cliente non può fermarsi, ci sono molte persone coinvolte e ogni scrivania deve arrivare al posto giusto. Ecco come gestirli senza caos.
1. Un referente unico dal lato del cliente
Chiedi all'azienda cliente una persona di riferimento che decide e risponde. Con dieci dipendenti che chiamano separatamente, le informazioni si contraddicono. Tutte le decisioni passano dal referente e vengono scritte nell'ordine.
2. Sopralluogo in entrambe le sedi
Il sopralluogo di un ufficio richiede più attenzione di quello di una casa.
- Numero di postazioni, armadi e archivi
- Server, stampanti e apparecchiature delicate
- Accessi, montacarichi e orari consentiti dal palazzo
- Pianta della nuova sede con la posizione delle postazioni
- Cosa va smaltito o portato in deposito
3. Etichetta tutto per destinazione
Ogni scatola e ogni mobile riceve un'etichetta con piano, stanza e postazione di arrivo, secondo la pianta della nuova sede. Così la squadra scarica direttamente al posto giusto e il lunedì mattina ognuno trova la propria scrivania.
4. Pianifica fuori orario e a fasi
Molte aziende vogliono traslocare di sera o nel weekend per non fermare il lavoro. Per sedi grandi conviene dividere il trasloco in fasi, reparto per reparto, ognuna con la sua data, squadra e mezzi. Se ci sono più indirizzi, ad esempio un deposito, pianifica il percorso con tutte le tappe.
5. Comunica e documenta
Durante un trasloco d'ufficio le domande arrivano da tutte le parti. Tieni le comunicazioni legate all'ordine e condividi lo stato con il referente, invece di disperderle tra telefonate e messaggi.
In MovesFlow pianifichi sopralluoghi con foto e note, aggiungi più punti di scarico al percorso, assegni squadre e mezzi per ogni giornata, parli con la squadra nella chat dell'ordine e il cliente segue l'ordine, firma l'offerta e paga dalla sua area clienti.