Büroumzug und Firmenumzug: so organisieren Sie ihn
Büroumzüge bringen mehr Umsatz als Privatumzüge, folgen aber anderen Regeln: Der Kunde kann nicht pausieren, viele Menschen sind beteiligt und jeder Schreibtisch muss am richtigen Platz ankommen. So gelingen sie ohne Chaos.
1. Ein Ansprechpartner beim Kunden
Bitten Sie das Kundenunternehmen um eine Person, die entscheidet und antwortet. Wenn zehn Mitarbeiter einzeln anrufen, widersprechen sich die Informationen. Alle Entscheidungen laufen über diese Person und werden im Auftrag festgehalten.
2. Beide Standorte besichtigen
Eine Bürobesichtigung braucht mehr Sorgfalt als eine Wohnungsbesichtigung.
- Anzahl der Arbeitsplätze, Schränke und Archive
- Server, Drucker und empfindliche Geräte
- Zugang, Lastenaufzug und erlaubte Zeiten im Gebäude
- Grundriss des neuen Büros mit den Arbeitsplätzen
- Was entsorgt oder eingelagert wird
3. Alles nach Ziel beschriften
Jeder Karton und jedes Möbelstück bekommt ein Etikett mit Etage, Raum und Arbeitsplatz am Ziel, nach dem neuen Grundriss. Das Team lädt direkt am richtigen Ort ab, und am Montagmorgen findet jeder seinen Schreibtisch.
4. Außerhalb der Bürozeiten und in Phasen planen
Viele Firmen wollen abends oder am Wochenende umziehen, damit die Arbeit weiterläuft. Große Büros ziehen Sie besser in Phasen um, Abteilung für Abteilung, jede mit eigenem Termin, Team und Fahrzeugen. Gibt es mehrere Adressen, etwa ein Lager, planen Sie die Route mit allen Stopps.
5. Kommunizieren und dokumentieren
Bei einem Büroumzug kommen Fragen von allen Seiten. Führen Sie die Kommunikation am Auftrag und teilen Sie den Stand mit dem Ansprechpartner, statt sie über Anrufe und Nachrichten zu verstreuen.
In MovesFlow planen Sie Besichtigungen mit Fotos und Notizen, fügen der Route mehrere Entladestellen hinzu, ordnen Teams und Fahrzeuge für jeden Tag zu, sprechen mit dem Team im Auftragschat, und der Kunde verfolgt den Auftrag, unterschreibt das Angebot und zahlt in seinem Kundenportal.