Офисные и корпоративные переезды: как их организовать
Офисные переезды дороже квартирных, но у них другие правила: клиент не может остановить работу, вовлечено много людей, и каждый стол должен оказаться на своем месте. Вот как проводить их без хаоса.
1. Одно контактное лицо со стороны клиента
Попросите компанию-клиента назначить одного человека, который принимает решения и отвечает. Когда звонят десять сотрудников по отдельности, информация противоречит сама себе. Все решения проходят через этого человека и записываются в заказ.
2. Осмотр обоих помещений
Осмотр офиса требует больше внимания, чем осмотр квартиры.
- Количество рабочих мест, шкафов и архивов
- Серверы, принтеры и чувствительное оборудование
- Доступ, грузовой лифт и разрешенные часы в здании
- План нового офиса с расстановкой рабочих мест
- Что вывезти на утилизацию или на склад
3. Маркируйте все по месту назначения
Каждая коробка и каждый предмет мебели получает этикетку с этажом, кабинетом и рабочим местом по плану нового офиса. Бригада сразу ставит все на место, и в понедельник утром каждый находит свой стол.
4. Планируйте в нерабочее время и по этапам
Многие компании хотят переезжать вечером или в выходные, чтобы не останавливать работу. Большой офис лучше перевозить по этапам, отдел за отделом, у каждого этапа своя дата, бригада и транспорт. Если адресов несколько, например склад, планируйте маршрут со всеми точками.
5. Общайтесь и документируйте
Во время офисного переезда вопросы приходят со всех сторон. Держите общение привязанным к заказу и делитесь ходом работ с контактным лицом, а не распыляйте его по звонкам и сообщениям.
В MovesFlow вы планируете осмотры с фото и заметками, добавляете несколько точек разгрузки в маршрут, назначаете бригады и транспорт на каждый день, общаетесь с бригадой в чате заказа, а клиент следит за заказом, подписывает предложение и платит в личном кабинете.