Mutări de birouri și firme: cum le organizezi
Mutările de birouri valorează mai mult decât cele de locuințe, dar au alte reguli: clientul nu se poate opri din lucru, sunt implicați mulți oameni și fiecare birou trebuie să ajungă la locul lui. Iată cum le gestionezi fără haos.
1. O singură persoană de contact la client
Cere firmei client o persoană de contact care decide și răspunde. Cu zece angajați care sună separat, informațiile se contrazic. Toate deciziile trec prin acea persoană și se scriu în comandă.
2. Evaluare în ambele locații
Evaluarea unui birou cere mai multă atenție decât a unei locuințe.
- Numărul de birouri, dulapuri și arhive
- Servere, imprimante și echipamente sensibile
- Acces, lift de marfă și orele permise de clădire
- Planul noului sediu cu poziția birourilor
- Ce se aruncă sau merge în depozit
3. Etichetează totul după destinație
Fiecare cutie și fiecare mobilă primește o etichetă cu etajul, camera și biroul de destinație, după planul noului sediu. Echipa descarcă direct la locul potrivit, iar luni dimineață fiecare își găsește biroul.
4. Planifică în afara programului și pe etape
Multe firme vor să se mute seara sau în weekend ca să nu oprească lucrul. La sedii mari împarte mutarea în etape, departament cu departament, fiecare cu data, echipa și vehiculele lui. Dacă sunt mai multe adrese, de exemplu un depozit, planifică traseul cu toate opririle.
5. Comunică și documentează
Într-o mutare de birou întrebările vin din toate părțile. Ține comunicarea legată de comandă și împărtășește stadiul cu persoana de contact, în loc să o împrăștii între apeluri și mesaje.
În MovesFlow programezi vizite cu poze și notițe, adaugi mai multe puncte de descărcare pe traseu, aloci echipe și vehicule pentru fiecare zi, vorbești cu echipa în chatul comenzii, iar clientul urmărește comanda, semnează oferta și plătește din contul său.